Meine Artikel befassen sich meist mit verschiedenen Aspekten des Geschäftsmanagements und wie eine Wissensdatenbank diesen Prozess vereinfachen kann. Kürzlich wurde mir eine interessante Frage gestellt: „Was genau ist eigentlich eine Wissensdatenbank?“ — und mir fiel auf, dass ich keinen speziellen Artikel dazu verfasst hatte. Zeit, das zu ändern.
Was ist eine Unternehmens-Wissensdatenbank?
Manche glauben, es sei einfach die gesamte Information, die ein Unternehmen besitzt. Das stimmt nur teilweise.
Eine Unternehmens-Wissensdatenbank ist eine zentrale, zugängliche und gut strukturierte Sammlung aktueller Informationen, die direkt mit den Unternehmensabläufen zusammenhängen.
Beispielsweise gehören eine Rückgabepolitik, Lieferantenkontakte oder ein Serviceprotokoll in die Wissensdatenbank. Ein zufälliger Marketingartikel, ein Produktvergleich oder Brainstorming-Notizen hingegen nicht. Sie erzeugen nur unnötiges Rauschen.
Schauen wir uns die Definition genauer an:
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Zentralisiert — Informationen müssen an einem Ort gespeichert sein. Wenn ein Teil auf einem privaten Computer liegt, ein anderer in den Köpfen der Mitarbeiter, wieder ein anderer auf Papier und der Rest „irgendwo im Feld“, dann haben Sie keine echte Wissensdatenbank.
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Zugänglich — jeder Mitarbeiter sollte von überall und auf jedem Gerät (auch per Sofortsuche) finden, was er benötigt. Wenn der Zugang an bestimmte Hardware gebunden ist, mag das System technisch existieren, aber kaum jemand wird es nutzen — es ist einfach zu unpraktisch.
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Strukturiert — Inhalte müssen klar organisiert sein: nach Kategorie, Funktion und Zugriffslevel.
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Aktuell — Informationen sollten regelmäßig aktualisiert werden, und Mitarbeiter müssen über Änderungen an Verfahren und Anweisungen informiert werden. Relevanz bedeutet nicht nur frische Daten — sondern auch, ob das Team über die Änderungen Bescheid weiß. Wenn Dokumente aktualisiert werden, aber niemand davon erfährt, handeln die Mitarbeiter weiterhin nach veralteten Prozessen. Und wenn überhaupt keine Updates erfolgen — hat das Team keine verlässliche Referenz.
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Geschäftsbezogen — die Dokumentation muss betriebliche Anforderungen erfüllen: Anleitungen, Richtlinien und Referenzmaterialien, die für Schulungen und die Ausführung essenziell sind.
Warum Ihr Unternehmen eine Wissensdatenbank braucht
Nachdem wir die Definition geklärt haben, kommen wir zum Nutzen.
Qualitätsstandards sichern
Ohne eine Wissensdatenbank können Sie nicht sicher sein, dass Mitarbeiter nach den Unternehmensstandards arbeiten.
Wissenssicherheit
Wenn Schlüsselprozesse nicht dokumentiert sind und nur im Kopf eines Mitarbeiters existieren, wird das Unternehmen von dieser Person abhängig. Das birgt Risiken, falls sie geht.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Es gibt eine Mindestmenge an Informationen, die Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn benötigen. Indem Sie diese an einem Ort sammeln und zugänglich machen, müssen Sie nur noch das Verständnis überprüfen — und vermeiden das Risiko, Aspekte der Einarbeitung zu übersehen.
Routineaufgaben automatisieren
Mit klaren Anleitungen für Routineaufgaben müssen Mitarbeiter Sie nicht unterbrechen, und Prozesse laufen ohne Ihr direktes Eingreifen oder ständige Rückfragen weiter. Sie können das Mikromanagement von Routinearbeit vergessen.
Geschäftsskalierung
Bei der Eröffnung neuer Standstellen stellt eine Wissensdatenbank sicher, dass alle Prozesse wie vorgesehen funktionieren.