Base de conocimiento y formación de empleados
Todo líder empresarial se enfrentará tarde o temprano a la necesidad de contratar nuevos empleados. Este es un momento crítico donde pueden cometerse muchos errores. Aunque es imposible evitarlos por completo, utilizar una base de conocimiento puede ayudar a prevenir una parte significativa de ellos.
Entrevista
Debido a las cargas de trabajo intensas, los gerentes a menudo no se preparan adecuadamente para las entrevistas, lo que lleva a errores importantes en el proceso de evaluación de candidatos:
- En lugar de hacer preguntas clave, los gerentes suelen recurrir a preguntas aleatorias que no abordan temas importantes.
- Las preguntas se formulan de manera espontánea y varían entre candidatos, creando condiciones desiguales.
- A candidatos para diferentes puestos se les hacen las mismas preguntas genéricas que no reflejan las particularidades de sus posibles roles en la organización.
Como resultado, las decisiones de contratación se basan en datos incompletos o inexactos, aumentando el riesgo de contratar a un candidato inadecuado y posibles pérdidas para la organización.
Para minimizar estos riesgos, se recomienda utilizar una base de conocimiento en línea que contenga preguntas predefinidas. Esta lista estará siempre disponible durante el proceso de entrevista, permitiendo una evaluación sistemática y consistente de cada candidato basada en los mismos criterios.
Este enfoque garantizará una valoración más precisa y justa de todos los candidatos, reduciendo la probabilidad de errores en el proceso de contratación.
Prácticas
Después de superar con éxito la entrevista, los candidatos pasan a la siguiente fase de formación en el puesto. Este período tiene varios objetivos clave:
- Aprender habilidades laborales importantes.
- Dominar la información crítica necesaria para desempeñar las funciones del puesto.
- Familiarizarse con el entorno laboral.
- Integrarse en el equipo.
Suelen surgir dificultades durante esta fase debido a la falta de normas estandarizadas: las habilidades y conocimientos se transmiten a los practicantes de manera desorganizada, lo que resulta en niveles de preparación dispares. Como consecuencia, cada empleado termina con un conjunto diferente de habilidades, frecuentemente no alineado con las intenciones de la dirección. La única forma de superar estos desafíos formativos y obtener empleados valiosos es crear una base de conocimiento.
Para garantizar la adquisición de las habilidades laborales necesarias durante la formación, la base de conocimiento contiene artículos con instrucciones detalladas para cada aspecto del proceso de trabajo. Esto ayuda a estandarizar la ejecución de tareas y asegura que todos los procesos se realicen según los estándares establecidos.
Para que los empleados puedan asimilar eficientemente la información necesaria, la base de conocimiento se complementa con todo lo requerido para el trabajo. Gracias a la posibilidad de acceder a la base desde cualquier dispositivo en cualquier momento, todos pueden estudiar los materiales cuando les convenga. La búsqueda rápida proporciona acceso inmediato a la información requerida.
Al final del período de prácticas, es importante evaluar cuánto han asimilado los candidatos el material. Diferentes bases de conocimiento incluyen distintas herramientas, una de las cuales son los tests. Esta herramienta permite crear pruebas basadas en la información cargada. Los resultados de estos tests ayudan a valorar el grado de asimilación de conocimientos por parte de cada practicante.
Puesto de trabajo
Cuando un candidato pasa de las prácticas a un puesto fijo, no significa que su formación haya terminado ni que se pueda dejar de prestar atención a su desarrollo. En un entorno laboral dinámico, los requisitos de habilidades cambian constantemente y algunos conocimientos pueden quedar obsoletos. Por tanto, es crucial verificar y actualizar sistemáticamente los conocimientos de los empleados durante toda su permanencia. Las herramientas que proporcionan las bases de conocimiento juegan un papel clave en este proceso. No solo ayudan a mantener actualizados los conocimientos profesionales, sino que también proporcionan acceso a información que puede necesitarse en distintas situaciones laborales. Al utilizar estos recursos, los empleados pueden encontrar rápidamente los datos que necesitan, mejorar sus habilidades y adaptarse a nuevos retos, aumentando así la eficiencia general de la organización.
Conclusión
La presencia de bases de conocimiento bien estructuradas en una organización juega un papel fundamental en la gestión de empleados en todas las etapas de su carrera dentro de la empresa. Desde la fase inicial de contratación, donde las bases de conocimiento ayudan a reducir errores durante las entrevistas, hasta la formación continua y adaptación del personal en activo, estos recursos proporcionan las herramientas necesarias para estandarizar y optimizar los procesos de trabajo. Esto mejora significativamente la calidad de la formación de los recién llegados durante las prácticas y fomenta su crecimiento profesional y eficacia en el puesto de trabajo. Las bases de conocimiento se convierten no solo en una herramienta de apoyo, sino en un activo vital que ayuda a construir una plantilla capaz de responder a los retos de un entorno empresarial en constante cambio.