Au début de notre aventure entrepreneuriale, nous sommes souvent trop occupés pour penser à structurer l'information. Pourtant, à mesure que l'entreprise grandit et que les effectifs augmentent, les routines quotidiennes commencent à consommer toujours plus de temps et d'énergie. Les appels téléphoniques répétitifs, la nécessité d'expliquer sans cesse les mêmes processus et les difficultés d'intégration des nouveaux collaborateurs peuvent tous freiner le développement de votre activité. La solution ? Créer une base de connaissances efficace.
Guide étape par étape pour créer une base de connaissances :
1) Choix de la plateforme : Le choix de la plateforme adaptée dépend des spécificités de votre secteur et des objectifs à atteindre. Si l'objectif principal est de simplifier le travail de votre équipe, des solutions trop complexes peuvent s'avérer contre-productives. À l'inverse, des outils basiques comme Word ou Google Docs, bien que pratiques en apparence, manquent de structure et de fonctionnalités de recherche efficaces, ce qui peut inciter les collaborateurs à poser des questions plutôt qu'à chercher l'information par eux-mêmes. Il est crucial de sélectionner une plateforme qui réponde précisément à vos besoins.
Exemple de hiérarchie d'articles
2) Migration des données existantes : Commencez par transférer les règles et procédures existantes depuis leurs différents supports vers la nouvelle base de connaissances. Cela en facilitera l'accès et permettra de mettre à jour les informations obsolètes. La plupart des plateformes spécialisées proposent des outils d'édition intuitifs qui non seulement aident à actualiser la documentation, mais aussi à la rendre plus lisible et compréhensible.
Exemple d'outils d'édition typiques
3) Documentation des processus standards : Rédigez des articles détaillés répondant aux questions fréquentes pour réduire le nombre de demandes répétitives. Cela diminuera non seulement les sollicitations de la direction, mais accélérera aussi l'intégration des nouveaux employés. Lors du choix de votre plateforme, privilégiez celles offrant une fonction de recherche instantanée pour permettre à vos équipes de trouver rapidement l'information nécessaire.
Exemple de mise en œuvre de la recherche rapide
4) Création d'un annuaire des contacts : Intégrez les coordonnées essentielles dans la base pour résoudre rapidement les problèmes opérationnels. Incluez les contacts des prestataires externes (plombiers, informaticiens, services support, etc.) afin que les collaborateurs puissent les retrouver facilement lorsque leurs services sont à nouveau nécessaires.
Exemple d'annuaire collaboratif
5) Implication active des collaborateurs : Encouragez vos équipes non seulement à consulter la base de connaissances, mais aussi à y contribuer. La plupart des plateformes permettent de configurer des droits d'accès différenciés : par exemple, les collaborateurs expérimentés ou les managers peuvent créer et modifier du contenu, tandis que les nouveaux arrivants ont un accès en lecture seule. Cela favorise la création d'un environnement de travail et d'apprentissage dynamique et actualisable.
Exemple d'organisation des droits d'accès
Ne cherchez pas à tout comprendre immédiatement en voulant créer une structure parfaite avant de commencer.
Cette approche peut mener à une procrastination sans fin. Plus tôt vous commencerez à alimenter votre base de connaissances, plus facilement vous pourrez ajouter les informations manquantes et effectuer les mises à jour nécessaires. L'implémentation d'un tel outil vous fera gagner un temps précieux, que vous pourrez consacrer au développement de votre activité ou simplement... à vous reposer.