कंपनी ज्ञान आधार क्या है और यह आपके व्यवसाय के लिए क्यों महत्वपूर्ण है?

मेरे लेख आमतौर पर व्यवसाय प्रबंधन के विभिन्न पहलुओं और ज्ञान आधार (नॉलेज बेस) द्वारा इस प्रक्रिया को सरल बनाने के तरीकों पर चर्चा करते हैं। हाल ही में, किसी ने मुझसे एक दिलचस्प सवाल पूछा: "ज्ञान आधार आखिर होता क्या है?" — और मुझे एहसास हुआ कि मेरे पास इसका सीधा जवाब देने वाला कोई समर्पित लेख नहीं था। अब इसकी कमी पूरी करते हैं।

कंपनी ज्ञान आधार क्या होता है?

कुछ लोग मानते हैं कि यह कंपनी के पास मौजूद सारी जानकारी है। यह सच्चाई का सिर्फ एक अंश है।

एक कंपनी ज्ञान आधार कंपनी संचालन से सीधे जुड़ी अद्यतन जानकारी का एक केंद्रीकृत, सुलभ और सुव्यवस्थित भंडार होता है।

उदाहरण के लिए: वापसी नीति, आपूर्तिकर्ता संपर्क, या सेवा प्रोटोकॉल ज्ञान आधार में शामिल होते हैं। कोई यादृच्छिक मार्केटिंग लेख, उत्पाद तुलना, या ब्रेनस्टॉर्मिंग नोट्स — इसमें नहीं आते। ये सिर्फ अव्यवस्था बढ़ाते हैं।

आइए परिभाषा को समझें:

• केंद्रीकृत — जानकारी एक ही स्थान पर संग्रहीत होनी चाहिए। अगर इसका कुछ हिस्सा किसी के निजी कंप्यूटर पर, कुछ लोगों के दिमाग में, कुछ कागजों पर, और कुछ "मैदान में कहीं" बिखरा हुआ है, तो आपके पास वास्तविक ज्ञान आधार नहीं है।

• सुलभ — हर कर्मचारी को किसी भी डिवाइस से और कहीं से भी (तत्काल खोज सहित) आवश्यक जानकारी ढूंढने में सक्षम होना चाहिए। अगर पहुंच किसी विशेष हार्डवेयर से जुड़ी है, तो सिस्टम तकनीकी रूप से मौजूद तो हो सकता है, लेकिन वास्तव में कम ही लोग इसका उपयोग करेंगे — यह बहुत असुविधाजनक होता है।

• सुव्यवस्थित — सामग्री स्पष्ट रूप से संगठित होनी चाहिए: श्रेणी, कार्य और पहुंच स्तर के अनुसार।

• अद्यतन — जानकारी नियमित रूप से अपडेट की जानी चाहिए, और कर्मचारियों को प्रक्रियाओं व निर्देशों में हुए बदलावों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। प्रासंगिकता सिर्फ ताजा डेटा के बारे में नहीं है — यह इस बारे में है कि क्या टीम को बदलावों की जानकारी है। अगर दस्तावेज़ अपडेट हो गए हैं लेकिन किसी को पता नहीं है, तो लोग अभी भी पुरानी प्रक्रियाओं पर काम करते रहेंगे। और अगर अपडेट बिल्कुल नहीं किए जाते — तो टीम के पास भरोसेमंद संदर्भ के लिए कुछ भी नहीं बचता।

• व्यवसाय-संबंधी — दस्तावेज़ीकरण को परिचालन आवश्यकताओं की पूर्ति करनी चाहिए: प्रशिक्षण और कार्यान्वयन के लिए आवश्यक निर्देश, नीतियां और संदर्भ सामग्री।

आपके व्यवसाय को ज्ञान आधार की आवश्यकता क्यों है

अब जब हमने इसे परिभाषित कर लिया है, तो आइए इसके उद्देश्य पर चर्चा करें।

गुणवत्ता मानक सुनिश्चित करना

ज्ञान आधार के बिना, आप यह निश्चित नहीं कर सकते कि कर्मचारी कंपनी मानकों के अनुसार काम कर रहे हैं।

ज्ञान सुरक्षा

अगर प्रमुख प्रक्रियाएं दस्तावेज़ीकृत नहीं हैं और सिर्फ किसी कर्मचारी के दिमाग में मौजूद हैं, तो कंपनी उस व्यक्ति पर निर्भर हो जाती है। अगर वह व्यक्ति कंपनी छोड़ देता है तो यह जोखिम पैदा करता है।

नए कर्मचारी प्रशिक्षण

काम शुरू करने से पहले कर्मचारियों को एक न्यूनतम मात्रा में जानकारी की आवश्यकता होती है। इसे एक ही स्थान पर संकलित करके और पहुंच प्रदान करके, आपको सिर्फ समझ को सत्यापित करना होता है - प्रशिक्षण के किसी भी पहलू के छूट जाने का जोखिम समाप्त हो जाता है।

नियमित कार्यों का स्वचालन

नियमित कार्यों के लिए स्पष्ट निर्देश होने पर, कर्मचारियों को आपको बीच में रोकने की आवश्यकता नहीं होगी, और प्रक्रियाएं आपकी सीधी भागीदारी या लगातार कॉल्स के बिना चलती रहेंगी। आप नियमित कामों के सूक्ष्म प्रबंधन के बारे में भूल सकते हैं।

व्यवसाय विस्तार

नए स्थान खोलते समय, एक ज्ञान आधार यह सुनिश्चित करता है कि सभी प्रक्रियाएं इच्छित रूप से संचालित होंगी।