В начале нашего пути мы настолько заняты, что не задумываемся о структурировании информации. Однако по мере роста бизнеса и увеличения числа сотрудников рутинные задачи начинают отнимать всё больше времени и сил. Постоянные звонки по незначительным вопросам, необходимость раз за разом объяснять одни и те же процессы, трудности с адаптацией новых сотрудников — всё это может замедлять развитие вашего бизнеса. Решение есть: создание эффективной базы знаний.
Пошаговое руководство по созданию базы знаний:
1) Выбор платформы: Выбор подходящей платформы для базы знаний зависит от специфики вашей отрасли и задач, которые вы хотите решить. Если основная цель — упростить работу вам и вашему персоналу, то излишне сложные программы могут быть избыточными и неэффективными. С другой стороны, простые решения вроде Word или Google Docs, несмотря на кажущееся удобство, не обладают необходимой структурой и удобным поиском, что может привести к тому, что сотрудники предпочтут задавать вопросы лично, а не искать информацию самостоятельно. Важно выбрать платформу для базы знаний, которая будет соответствовать вашим задачам.
Пример иерархии статей
2) Перенос существующих данных: Начните с переноса уже существующих правил и инструкций из различных источников в новую базу знаний. Это сделает их более доступными и позволит обновить устаревшую информацию. Большинство специализированных платформ предлагают удобные инструменты редактирования, которые не только помогают обновлять документацию, но и делают её более читаемой и понятной.
Пример типовых инструментов редактора
3) Инструкции для стандартных процессов: Создавайте подробные статьи, отвечающие на часто задаваемые вопросы, чтобы сократить количество повторяющихся запросов. Это не только уменьшит количество обращений к руководству, но и упростит адаптацию новых сотрудников. При выборе платформы для базы знаний обратите внимание на возможность мгновенного поиска по тексту, чтобы сотрудники могли быстро находить нужную информацию.
Пример реализации быстрого поиска
4) Создание справочника контактов: Включите в базу ключевую контактную информацию для оперативного решения рабочих вопросов. Добавьте контакты внешних специалистов — сантехников, программистов, служб поддержки и т.д., чтобы сотрудники могли найти нужные данные, когда их услуги снова потребуются.
Пример справочника контактов
5) Активное вовлечение сотрудников: Поощряйте сотрудников не только использовать базу знаний, но и дополнять её. Большинство платформ предлагают возможность настройки прав доступа, позволяя, например, опытным сотрудникам или руководителям создавать и редактировать контент, а новичкам — только читать. Это помогает создать эффективную и обновляемую среду для обучения и работы.
Пример организации прав доступа
Не пытайтесь сразу разобраться во всех деталях, стремясь создать идеальную структуру ещё до старта.
Такой подход может привести к бесконечному откладыванию. Чем раньше вы начнёте вести базу знаний, тем проще будет дополнять её недостающей информацией и вносить необходимые обновления. Внедрение такого инструмента высвободит значительное количество времени, позволяя сосредоточиться на развитии бизнеса или отдыхе.