На початку нашого шляху ми настільки зайняті, що не задумуємося про структурування інформації. Однак, коли бізнес розростається і кількість співробітників збільшується, щоденні рутини починають відбирати все більше часу та енергії. Постійні дрібні дзвінки, необхідність пояснювати одні й ті ж процеси знову і знову, а також труднощі з інтеграцією нових працівників можуть уповільнити розвиток вашого бізнесу. Вирішення є — створення ефективної бази знань.
Покроковий посібник зі створення бази знань:
1) Вибір платформи: Вибір правильної платформи для вашої бази знань залежить від специфіки галузі та завдань, які ви хочете вирішити. Якщо основна мета — полегшити роботу вам і вашому персоналу, надто складні програми можуть бути зайвими та неефективними. З іншого боку, прості рішення на кшталт Word чи Google Docs, попри їхню зручність, не мають необхідної структури та легкості пошуку, що може призвести до того, що співробітники будуть воліти особисто запитувати, а не шукати інформацію самостійно. Важливо обрати платформу для бази знань, яка відповідатиме вашим цілям.
Приклад ієрархії статей
2) Перенесення наявних даних: Почніть з перенесення існуючих правил та інструкцій із різних джерел у нову базу знань. Це полегшить доступ до них і дозволить оновити застарілу інформацію. Більшість спеціалізованих платформ пропонують зручні інструменти редагування, які не лише допомагають оновлювати документацію, а й роблять її більш читабельною та зрозумілою.
Приклад типових інструментів редактора
3) Інструкції для стандартних процесів: Створюйте детальні статті, щоб відповідати на часті запитання та зменшити кількість повторюваних запитів. Це не лише скоротить кількість звернень до керівництва, а й полегшить адаптацію нових співробітників. Обираючи платформу для бази знань, звертайте увагу на наявність миттєвого пошуку за текстом, щоб працівники могли швидко знаходити потрібну інформацію.
Приклад реалізації швидкого пошуку
4) Створення довідника контактів: Інтегруйте ключові контакти в базу даних для швидкого вирішення робочих питань. Додайте контакти зовнішніх фахівців, таких як сантехніки, програмісти, служби підтримки тощо, щоб співробітники могли знайти потрібну інформацію, коли їхні послуги знадобляться знову.
Приклад довідника контактів
5) Активне залучення співробітників: Заохочуйте працівників не лише використовувати базу знань, а й доповнювати її. Більшість платформ пропонують можливість налаштування прав доступу, наприклад, дозволяючи досвідченим співробітникам або керівникам створювати та редагувати контент, а новачкам — лише читати. Це допомагає створити ефективне та оновлюване навчально-робоче середовище.
Приклад організації прав доступу
Не намагайтеся зрозуміти всі деталі одразу, намагаючись створити ідеальну структуру ще до початку роботи.
Такий підхід може призвести до нескінченної прокрастинації. Чим раніше ви почнете вести базу знань, тим легше буде додавати відсутню інформацію та вносити необхідні оновлення. Впровадження такого інструменту звільнить значну кількість часу, дозволивши зосередитися на розвитку бізнесу або відпочинку.